INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
(Art. 13 Reg. UE 16/679)
Gentile Condomino,
ai sensi dell’art. 13 del Reg. UE 16/679, i dati personali da Lei forniti o altrimenti acquisiti nell’ambito dell’attività di gestione ed amministrazione del Condominio, potranno formare oggetto di trattamento. A tal riguardo La si informa di quanto segue:
1. Titolare del Trattamento:
Titolare del trattamento dei dati è il Condominio [VALIDA PER TUTTI I CONDOMINI AMMINISTRATI] Responsabile del trattamento dei dati è l’Amministratore Alberto Gualerzi C.F. GLRLRT63R06L736D e P.IVA 05675090285 con Studio in Badia Polesine, Largo Gradassi 15/c Tel. 351/3267468 E-mail info@studiogesticond.it
2. Finalità del Trattamento:
a) Adempimento degli obblighi previsti da leggi, regolamenti e dalla normativa comunitaria, ovvero da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge, nonché da organi di vigilanza;
b) Finalità strettamente connesse e strumentali all’attività di gestione ed amministrazione condominiale, come specificato negli artt. 1129 e 1130 c.c., oltre a quanto indicato nell’offerta presentata dallo Studio di amministrazione e accettata dal Condominio. Nel dettaglio si tratta della gestione ed amministrazione contabile e delle parti comuni del Condominio, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, l’esecuzione dell’attività contabile ed amministrativa, attività di riscossione forzosa delle somme a favore del Condominio ai sensi dell’art. 63 c.c., gestione del conto corrente condominiale, pagamento delle somme ai fornitori, incasso delle somme per la gestione preventiva, rendere il conto della gestione ordinaria e di quelle straordinarie, convocare l’assemblea, eseguire i provvedimenti giudiziari e amministrativi nonché le deliberazioni dell’assemblea, aprire ed utilizzare il conto corrente intestato al Condominio, curare la tenuta del registro dell’anagrafe condominiale, disciplinare l’uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell’interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a ciascuno dei condomini, riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell’edificio e per l’esercizio dei servizi comuni, compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell’edificio, eseguire gli adempimenti fiscali, curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità con divieto di qualsiasi altra diversa utilizzazione, conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con gli aventi diritto sull’immobile, sia sullo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio, fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso;
c) I dati particolari ed in specie quelli sanitari, secondo il principio di proporzionalità e minimizzazione, saranno trattati solamente nelle seguenti ipotesi: 1) per lavori afferenti all’abbattimento di barriere architettoniche; 2) per richieste di risarcimento dei danni per eventi avvenuti negli spazi comuni o per responsabilità del Condominio.
3. Tipologia dei dati Trattati
La presente informativa è resa per i dati raccolti direttamente presso l’interessato (art. 13) ovvero per i dati ottenuti da pubblici registri, elenchi o atti o documenti conoscibili da chiunque (art. 14).
I dati in questione possono essere: dati anagrafici ed identificativi; dati fiscali e relativi al nucleo familiare; dati catastali e correlati; dati relativi ad utenze di servizi vari; dati relativi a coordinate bancarie; indirizzi di posta elettronica certificata; numeri di telefono fissi (laddove indicati negli elenchi pubblici); dati ed immagini provenienti da sistemi di videosorveglianza; dati connessi al recapito della posta ordinaria e straordinaria.
Il numero di telefono mobile e l’email ordinaria potranno essere utilizzati solo previo consenso dell’interessato per finalità non eccedenti l’amministrazione della cosa comune.
Qualunque ulteriore tipologia di dati rispetto a quelli indicati verrà immediatamente distrutto e cancellato.
4. Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto
Il conferimento dei dati connessi alle attività di gestione del condominio e necessari per l’assolvimento degli obblighi di legge di cui alle lett. a) e b) dell’art. 2 è obbligatorio: i condomini interessati non possono quindi rifiutarsi di conferire tali dati al Condominio o a chi lecitamente operante in sua vece.
Il conferimento dei dati di cui al punto c) dell’art. 2 non è obbligatorio, ma il rifiuto a rilasciarli non consente la gestione delle relative pratiche.
5. Consenso
Il Condominio ed il Suo Amministratore sono esonerati dalla necessità di ottenere esplicito consenso, da parte dei singoli condomini, al trattamento di quei dati necessari all’adempimento di un obbligo previsto dalla legge, quale appunto l’amministrazione del condominio.
6. Modalità del trattamento
In relazione alle indicate finalità, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici anche avvalendosi di piattaforme virtuali (cloud), con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. Non esistono trattamenti effettuati che presuppongono l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, né tantomeno sistemi di profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4.
7. Soggetti e categorie di soggetti ai quali i dati personali potranno essere comunicati e/o diffusi:
- Enti o Uffici Pubblici in funzione degli obblighi di legge;
- Dipendenti e collaboratori dello studio di amministrazione;
- Società o Professionisti nello svolgimento di servizi correlati all’attività di amministrazione condominiale (ad es. gestionale, contabilità esterna, postalizzazione, consulente del lavoro, commercialista, avvocato, società di investigazioni, ecc.). Il trattamento dei dati effettuato da tali società ha come finalità: 1. Prestazione di forniture e servizi collegate o connesse all’attività amministrativa-gestionale e condominiale; 2. Attività di Gestione dei rapporti con i clienti ed i fornitori ed adempimento degli obblighi ad essi relativi; 3. Elaborazioni statistiche in forma anonima.
Tali soggetti effettueranno autonomamente, in qualità di “responsabili esterni” ai sensi dell’art. 28 del Reg. UE 16/679 il trattamento dei dati ad essi comunicati dal Condominio.
L’elenco completo dei responsabili del trattamento dei dati nominati più essere ottenuto scrivendo al Titolare del trattamento ai dati sopra riportati.
Rimane esclusa ogni altra comunicazione e/o diffusione priva di consenso esplicito degli interessati.
8. Periodo di conservazione dei dati
I dati verranno conservati per il periodo di tempo minimo necessario al loro trattamento consistente nel periodo di vigenza del mandato di amministratore del Condominio e in quello di eventuale successiva prorogatio, fino al passaggio di consegne con l’amministratore successivamente nominato. In caso di scioglimento del vincolo derivato dalla perdita del diritto reale o di godimento sull’unità immobiliare, è previsto per l’interessato il diritto di limitazione al trattamento (la sola conservazione con esclusione di qualsiasi altro utilizzo).Alla cessazione del rapporto verrà mantenuta copia dei documenti condominiali per 10 anni solo per la finalità di conservazione (art. 2220 c.c.), con esclusione di qualsiasi altro utilizzo, nonché copia dei documenti fiscali, in ottemperanza agli obblighi di legge e per la finalità di eventuali verifiche, e che saranno altresì conservati i dati strettamente necessari per la difesa in giudizio in caso di paventata lite attiva o passiva verso il Condominio per tutta la durata del contenzioso.
9. Diritti dell’interessato
Il Regolamento UE 679/16 conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare in relazione al trattamento dei Vostri dati personali, avete diritto di chiedere: l’accesso ai Vostri dati; la rettifica; la portabilità; la limitazione del trattamento; la cancellazione; l’opposizione al trattamento; l’indicazione degli estremi identificativi del titolare o del suo rappresentante, delle finalità e modalità del trattamento.
L’interessato, inoltre, ha il diritto di proporre formale reclamo/ricorso presso il Garante per la protezione dei dati personali -Piazza Venezia, 11 –Roma. Tutti i diritti dell’interessato possono essere esercitati mediante richiesta scritta rivolta al Titolare, da effettuarsi con qualsiasi mezzo (raccomandata, mail, pec), presso i recapiti del Responsabile del trattamento dei dati.
